Det er arkivleders ansvar å sørge for at arkivplanen er ajourført.

Arkivplanen skal oppdateres fortløpende.

Det skal foretas en gjennomgang med alle kommunens enheter etter dette årshjulet:

Januar-mars: Sektor for samfunnsutvikling

April-juni: Sektor for helse og omsorg

August: Rådmannen

september-november: Sektor for oppvekst og integrering

Følgende skal gjennomgås med enhetene i forbindelse med gjennomgangen:

• Restansekontroll, uavsluttede saker, egenproduserte brev med feil statuser
• Gjennomgang av opplysninger i arkivplan knyttet til enheten
• Kartlegging av hva slags arkivdanning som foregår ved enheten
• Kartlegging av hva som foreligger av eldre/avsluttede arkivserier ved enheten
• Rutiner knyttet til arkivarbeidet ved enheten (utarbeide og vedlikeholde fagspesifikke arkivrutiner)
• Kartlegging av dokumentasjon knyttet til både aktive og avsluttede fagsystemer som foreligger hos enheten
• Opplæringsbehov ePhorte
• Opplæringsbehov arkivkompetanse

Når det har vært en gjennomgang med samtlige virksomheter skal et eksemplar av arkivplanen arkiveres i kommunens saksarkiv.

Arkivplanen godkjennes av Rådmannen. Dette fordi det overordnede ansvaret for arkivet i Risør kommune ligger hos Rådmannen, jfr arkivforskriften § 1-1 andre ledd.