Viktig:

Sjekk hver dag i ePhorte om du har fått ny post (Egne restanser)

Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart (Egne restanser)

Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige (Dokumenter under arbeid)

Søk jevnlig etter dokumenter med forfallsdato (Forfallsliste)

  Når du har fått ny post:

Sjekk at du er riktig saksbehandler

Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak

Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet

Vurder meroffentlighet

  Når du skal unnta et dokument for offentlighet:

Påfør riktig tilgangskode og hjemmel

Skjerme evt. ord i journalpost tittelen

Skjerme evt. avsender/mottaker

  Husk også:

Saksbehandler må straks returnere til arkivet personlig adressert post som er journalverdig

Når en sak anses som ferdig, sett status F (Ferdig). Arkivet avslutter da saken

Journalverdig e-post, som er sendt direkte til saksbehandler, kan saksbehandler selv importere til ePhorte

Ikke send sensitiv informasjon på e-post

Ha alltid fokus på hva som er journalverdig

Hvis saksbehandler trenger en ny sak utenom arbeidstid, må denne bestilles på forhånd i arbeidstiden

Saksbehandler har ansvaret for å offentlighetsvurdere utgående brev.Husk også å påføre tilgangskode på N-notat og X-notat

Alle inngående brev skal avskrives

Ifølge forvaltningslovens § 11 a skal det sendes et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares innen tre uker

Utgående post skal ekspederes i Dokumentsenteret, slik at dokumentet blir journalført.

  Leders viktigste rutiner:

Sjekk hver dag om du har fått post som skal fordeles til andre

Ha oversikt over enhetens restanser, følge opp forfalte restanser

teste