Formål

I arkivforskriftens § 3-19 er det listet opp en del konkrete dokumenttyper som skal arkivavgrenses. Denne instruksen utdyper nærmere hva som Risør kommune arkivavgrenser.

Arkivavgrensing innebærer at dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon holdes utenfor arkivet. Det er krav i Arkivforskriftens § 3-19 at arkivavgrensing utføres enten i forbindelse med postbehandling/arkivlegging, ved bortsetting eller før avlevering til depot.

Arkivverdig post

Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring.

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post jfr arkivforskriftens § 3-19 regner vi:

1. Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale og blanketter som ikke er utfylte. Fra dette er det følgende unntak:

• det organet som har utarbeidet slikt materiale, skal arkivere ett eksemplar og de nødvendige forarbeidene
• dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres

2. Konsept, utkast, kladder og kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger o.l. som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Fra dette er det følgende unntak:

• konsept som har noteringer og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og den sammenheng saken står i, skal arkiveres,
• kopi av utgående dokument skal arkiveres,
• andre kopier som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres.

3. Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv, jf. § 2-13 i arkivforskriften.

4. Sakspapir som medlemmene av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokument for det organet medlemmet representerer.

5. Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Informasjonspost er ikke arkivverdig materiale og skal derfor ikke arkiveres.

Fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.