Risør kommune har ett sentralt postmottak både for papirpost og elektronisk post. I følge arkivforskriftens § 3-1 skal all post kommunen mottar åpnes av kommunens arkivtjeneste, Dokumentsenteret. Personlig adressert post, dvs brev der personnavn er nevnt før kommunens navn leveres uåpnet videre til adressaten.

Saksbehandler må alltid vurdere om post som mottas direkte er et saksdokument for kommunen (arkivverdig). Dersom det er arkivverdig må det straks registreres inn som saksdokument i ePhorte. Er saksbehandler i tvil må Dokumentsenteret kontaktes.

Definisjon på saksdokument er medieuavhengig. Denne bestemmelsen gjelder altså henvendelser via papirpost, e-post, SMS, sosiale medier, telefon osv.

Når det gjelder definisjon på arkivverdig post og post som skal arkivavgrenses vises det til instruks for arkivavgrensning hos Risør kommune.

Papirpost

Papirpost blir levert Dokumentsenteret. All post til kommunen, inkludert ytre enheter, leveres av Posten Norge hver dag ca. kl. 10.00.

Etter at Dokumentsenteret har åpnet posten, skal den deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Se instruks for arkivavgrensning i Risør kommune.

Klientpost til Helse- og sosialetaten

Klientpost til Helse- og sosialetaten skilles ut og sendes til rette vedkommende for registrering i fagsystemene Humanus, Familia eller Gerica.

Anbudsdokumenter 

. Det gis beskjed til Dokumentsenteret når anbudsdokumenter er ventet inn og frist for åpning av anbudsrunden. Anbudskonvolutten påføres dato og klokkeslett ved mottak i skranken. Dokumenter skannes inn i ePhorte.

Politiattest/vandelsopplsyninger

Må ha lovhjemmel (§ 12 Forskrift om strafferegister) for å motta opplysninger om vandel. Mottak av politiattest registreres i personalmappen (i ePhorte) som n-notat med påført hjemmel og med påføring om det er noe å anføre.  Attest tilintetgjøres etter å ha vært benyttet til oppgitte formål (§ 20 Forskrift om strafferegister).

Dersom politiattesten gjelder voksne deltakere på for eksempel leirskole eller andre skolelignende aktivitetstilbud så er det opprettet egen samlemappe for journalføring av disse.  

Elektronisk post

E-post

Risør kommune har ett sentralt e-postmottak, postmottak@risor.kommune.no
Dokumentsenteret åpner alle eposter. De foretar en arkivvurdering på disse jfr instruks for arkivavgrensning i Risør kommune. Arkivverdige eposter importeres til ePhorte sammen med aktuelle vedlegg.

Saksbehandler kan selv importere arkivverdige eposter som mottas direkte. Hvis det må opprettes ny sak, eller saksbehandler som mottar ikke er saksansvarlig, videresendes e-posten til Dokumentsenteret for registrering.

SMS

Definisjonen på saksdokument er medieuavhengig. Dermed må alle SMSer som ansatte i kommunen mottar i forbindelse med deres utførelse av tjeneste arkivvurderes. Dersom det mottas en SMS som viser seg å være ett saksdokument for kommunen må denne importeres til ePhorte.  Mange telefoner har en funksjon for å ta skjermbilde. Hvis mulig bør denne funksjonen benyttes for å «ta bilde» av tekstmeldingen. Dette bildet kan så sendes pr epost for videre importering til ePhorte.

Dersom telefonen ikke har denne muligheten må det vurderes om det skal tas bilde av tekstmeldingen. Dersom det ikke foreligger noen muligheter til å få fotografert tekstmeldingen kan det være en løsning å opprette ny journalpost i ePhorte og gjengi tekstmeldingens ordlyd. Dette er det laget egen mal for i ePhorte.

SOSIALE MEDIER

Meldinger på sosiale medier behandles som all annen inn- og utgående post for kommunen. Det er innholdet som bestemmer om kommunikasjonen skal journalføres og arkiveres, ikke utformingen, formatet eller de tekniske spesifikasjonene til mediet.

Risør kommune har en offisiell facebookside. Hensikten med denne siden er å få formidlet informasjon til alle som bor i eller er glade i Risør og for dialog med ordføreren. Det er Ordføreren som har fått ett definert redaktøransvar for denne siden.

Alle innlegg som forstås som en offisiell avklaring eller vedtak på et spørsmål, vil kunne betraktes som saksbehandling og dermed være underlagt journalføringsplikten. Rene henvisninger til nettsider eller lovverk er ikke nødvendig å journalføre.

Redaktør følger opp aktiviteten på facebooksiden fortløpende og sørger for at hendelser som kan defineres som arkivverdige blir journalført.

Det vil være tilstrekkelig å journalføre diskusjonstråder som ett dokument. Det er altså ikke nødvendig å dele opp kommunikasjonen og journalføre det enkelte innlegget for seg.

Det vises for øvrig til kommunens retningslinjer for bruk av sosiale medier for ansatte i Risør kommune.

ALTINN

En del post til kommunen mottas via ALTINN. Personer som har fått tildelt POST/ARKIV-rolle for Risør kommune har tilgang til å logge seg inn i ALTINN og laste ned denne posten. Når det mottas post via ALTINN varsles dette ved at det sendes epost til kommunens postmottak og til arkivpersonell med POST/ARKIV-rolle i ALTINN.

Dersom post som mottas via ALTINN ikke er lastet ned innen 3 virkedager vil den bli sendt oss per post. Vi må da skanne dette inn ved journalføring.

 Det er utarbeidet egen rutine for mottak av post via ALTINN.